01 Kostenerfassung IT-Services & Cloud Services

Für die späteren finanziellen Betrachtungen ist es notwendig, die Ausgangslage hinsichtlich Kosten sauber zu erfassen und in marktüblichen Servicegruppen zu strukturieren. Für die Kosten interner Leistungserbringung setzen wir auf vorhandenen Originalreports aus dem Controlling bzw. aus der Finanzbuchhaltung auf und entwickeln einen Base Case. Bei bestehenden Verträgen mit externen Leistungserbringern dienen deren Rechnungen der letzten 12 Monate als Basis.

02 Interviews

Es wird empfohlen Interviews mit Stakeholdern innerhalb und ausserhalb der Informatikabteilung durchzuführen. Diese basieren auf vorgängig mit dem Kunden abgestimmten Fragen zum Istzustand und zum Sollzustand aus Sicht des Interviewpartners. Darüber hinaus werden anlässlich der Interviews auch fachliche Fragen geklärt (z.B. im Zusammenhang mit den Erkenntnissen der Assessments).

03 Assessments

Sofern bestehende Outsourcing-Verträge / IT-Services Verträge vorhanden sind, lohnen sich folgende Assessments:

1. SLA Assessment: Service Level Definition, Service Level Reporting
2. Analyse eines bestehenden Servicevertrags
3. Analyse der Rechnungsstellung auf Vertragskonformität

04 Mengengerüst-Erhebung

In einem zweiten Schritt wird das Mengengerüst der jeweiligen Services erhoben. Je nach Service sind dazu spezifische Ausprägungen und Merkmale relevant (z.B. Klassen von Endgeräten, Betriebssystem und Technologie virtueller Maschinen).

05 Marktpreisvergleich

Beim Marktpreisvergleich erfolgt die Gegenüberstellung von Ist-Kosten und Marktpreisen in der Granularität der jeweiligen Services. Quelle der Marktpreise sind endverhandelte Servicepreise aus kürzlich abgeschlossenen Verträgen von Kunden mit vergleichbaren Rahmenbedingungen.

06 Entwicklung von Szenarien und Handlungsoptionen

Die Szenarienentwicklung umfasst drei Workshops:

1. Workshop zu Rahmenbedingungen
2. Workshop zur Festlegung der riterien für eine spätere qualitative Bewertung und/oder eine Risikoanalyse
3. Workshop zur Entwicklung der zu betrachtenden Soll-Szenarien.

Bei letzteren handelt es sich um Kombinationen von Services mit unterschiedlicher Ausprägung in folgenden Dimensionen:

• Leistungserbringer: intern, extern
• Standort: OnShore, NearShore oder Offshore
• Beistellung durch Kunde: z.B. Arbeitsplätze, Rechenzentrumsfläche, Hardware, Softwarelizenzen

07 Bewertung der Szenarien und Handlungsoptionen

Die Bewertung der Szenarien erfolgt zunächst je separat für die qualitative Bewertung und für die finanzielle Bewertung. Bei Bedarf erfolgt eine dedizierte Risikoanalyse. Anschliessend werden die Bewertungen in einer zwei- oder dreidimensionalen Quadranten-Darstellung zusammengeführt.

08 Umsetzungsplanung

Für das Szenario mit der besten Gesamtbewertung aus der Szenarienbewertung bzw. bei Bedarf auch noch für ein Alternativszenario wird ein Umsetzungsplan (Sourcing Roadmap) mit allen notwendigen Teilprojekten erarbeitet. Zu diesem Plan gehört eine Darstellung zum zeitlichen Ablauf, sowie eine Kostendarstellung mindestens für die Dauer des Projektzeitraums bis zur vollständigen Implementierung des Szenarios. Bei Verändungen des Sourcing Mix gehört zur Umsetzungsplanung auch ein Personalplan strukturiert nach Services (neue Stellen, wegfallende Stellen).

09 Erstellung der Entscheidungsvorlage (Ergebnisdokumente)

Das Ergebnisdokument eines Sourcing & Cloud Strategie Projekts besteht im Minimum in einer Management Präsentation. Diese enthält eine Zusammenfassung der Ergebnisse aus den oben aufgeführten Teilschritten sowie konkrete Handlungsempfehlungen (Entscheidungsvorlage). Optional wird ein ausformuliertes Dokument erstellt, das die Herleitung der Ergebnisse und die Handlungsempfehlungen vertieft erläutert.