Partnerselektion – Arbeitsschritte
Die Methodik zur Selektion der passenden Partner
Unsere Methodik vom Projektstart (Kickoff) bis zum Vertragsabschluss umfasst gesamthaft die unten beschriebenen 12 Schritte.
Nach den ersten fünf Schritten, dem eigentlichen Ausschreibungsverfahren (RfP) liegt eine erste Entscheidungsvorlage für eine Short List von 2-3 Providern vor. Laden Sie dazu das passende Whitepaper herunter:
01 Ausschreibungsvorbereitung
Die Leistungen einer Ausschreibung umfassen ein Kickoff-Meeting (Terminplanung, Auswahl der juristischen Begleitung, Evaluation potenzieller Anbieter), die Sicherstellung der Vertraulichkeit mit Anbietern (die Anbieterkommunikation wird durch Active Sourcing übernommen) sowie die Erstellung eines Pflichtenhefts.
02 Pflichtenhefterstellung und -versand
Das Pflichtenheft umfasst die prozedualen Anfroderungen, die Beschreibung der gewünschten IT-Services sowie auch beispielsweise ein Preismodell, die Vertragseckpunkte und Service-Level-Tabellen.
03 Lösungsworkshops
Die Anbieter präsentieren Ihre angedachten Lösungsansätze. Folgende zwei Szenarien sind möglich:
- Die Anbieter lassen sich die Lösungsansätze von Ihnen bestätigen
- Sie suchen einen bestimmten Lösungsansatz aus und lassen sich diesen von allen Anbietern offerieren
04 Offertenprüfung
Wir nehmen eine Bewertung der eingegangenen Offerten hinsichtlich der Vollständigkeit der angefragten Informationen (Compliance Auswertung), dem finanziellen Aspekt und der Qualität vor. Des Weiteren evaluieren wir offene Fragen an die Anbieter.
05 Entscheidungsfindung Short List
Infolge der Anbieterpräsentationen und des Feedbacks von Anbieterbesuchen und Referenzauskünften wird die qualitative und finanzielle Bewertung von uns aktualisiert und eine Short List als Entscheidungsvorlage ermittelt.
06 Referenzen & Site Visits
Zur Eignungsabklärung eines Anbieters erfolgen Besuche an ausgewählten Standorten der Serviceerbringung (z.B. Rechenzentrum, Service Desk) oder bei einem Referenzkunden.
07 Due Diligence
In dieser Phase werden die zwei verbleibenden Provider der Short List noch vor den Vertagsverhandlungen auf folgende Punkte detailliert geprüft:
- Lecal & Procurement
- IT
- HR & Communications
- Management Approval
08 Verhandlungsvorbereitung
In einem Kickoff-Meeting wird das gemeinsame Vorgehen während den Vertragsverhandlungen festgelegt und der Projektplan (konkrete Abläufe und verbindliche Termine) finalisiert.
09 Vertragserstellung
Mittels Workshops werden die wesentlichen Vertragsinhalten und Steuerungsmechanismen, welche auf die individuellen Kundenbedürfnisse angepasst werden, ausgearbeitet.
Diese umfassen:
- Festlegung der Vertragsgestaltung, -struktur und -management
- Regelung der Anforderungen an das Service Level Management, KPIs und Service Reporting
- Erarbeitung der Gremien Struktur, Rolleverteilung und Besprechung der Prozess-Schnittstellen
- Gestaltung des Preismodells, Vornahme von Anpassungen und Rechnungstellung
10 Vertragsverhandlung
Es erfolgen die Vertragsverhandlungen mit den Anbietern. Eine Verhandlungsrunde beinhaltet die Vorbereitung (Priorisierung der Vertragsüberarbeitungen und Feedbacks), die Abstimmung mit Ihnen als Kunde, die Teilnahme an der Verhandlungsrunde und das Verfassen von Texten (Verhandlungsprotokoll und Vertagstexte werden durch uns verfasst).
11 Entscheidungsfindung Down Select
Anschliessend wird ein Steuerungsausschuss-Meeting durchgeführt, anlässlich dessen die von Active Sourcing erstellte Entscheidungsvorlage präsentiert wird. Auf der Basis der vorliegenden qualitativen, finanziellen und rechtlichen Berwertung trifft der Kunde die Entscheidung für den entsprechenden Partner. Bei Bedarf erfolgen zusätzliche Entscheidungsmeetings vor weiteren Gremien (Geschäftsleitung, Verwaltungsrat).
12 Vertragsausfertigung
Die Vertragsausfertigung umfasst die Beseitigung von Kommentaren und Überarbeitungshinweisen, die Aktualisierung aller Zifferreferenzen über die Dokumente hinweg und eine umfassende Qualitätssicherung. Active Sourcing erstellt ein finales unterschriftsreifes Vertragsset mit allen zugehörigen Dokumenten und Anhängen.