Wie gestaltet man eine Ausschreibung von IT-Services derart, dass man sich am Ende wirklich für den passenden #Outsourcing-Partner entscheidet? Ich habe schon im Beitrag Nr. 03 dieser Serie darauf hingewiesen, dass der grösste Fehler bei der #Ausschreibung von IT-Services liegt darin, den falschen Partner auszuwählen. Nun geht es um die passenden Auswahlkriterien.
Falls man die geeigneten Provider auf eine #LongList gesetzt und mit diesen im Vorfeld richtig kommuniziert hat, werden diese voraussichtlich im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ihre Angebote einreichen.
Dann geht es also darum, die richtigen Provider auszuwählen.
𝗦𝗰𝗵𝗿𝗶𝘁𝘁 𝟑 𝘃𝗼𝗻 𝟴
Bei der #Ausschreibung von IT-Services fällt es manchen Kunden nicht leicht, die richtigen #Bewertungskriterien zu finden.
Zunächst ist es schon einmal wichtig, nicht nur das Angebot zu bewerten, sondern den ganzen Prozess von der Kontaktaufnahme bis zur Angebotspräsentation in die Bewertung einfliessen zu lassen.
Zur Entwicklung von Bewertungskriterien und deren konkreten Anwendung in Form eines «Bewertungstools» gibt es sehr viele Ideen und Meinungen.
Mal abgesehen von den Vorschriften beim Vergaberecht bei der öffentlich-rechtlichen Ausschreibung ist es meiner Meinung wichtig in Dimensionen zu denken.
Die häufig gestellte Frage: «Wieviel Gewicht soll der Preis in der Bewertung haben?» geht jedoch von einer eindimensionalen Betrachtung aus und ist somit der falsche Ansatz.
Ich empfehle unbedingt eine qualitative Bewertung getrennt von einer finanziellen Bewertung durchzuführen. Am Ende kann das Ergebnis in einer zweidimensionalen Ansicht z.B. in vier Quadranten erfolgen. Dies ermöglicht uns, anschliessend eine Diskussion über das Preis-Leistungs-Verhältnis zu führen. Tatsächlich wählen die meisten unserer Kunden am Ende nicht den billigsten, sondern den zweit- oder sogar den dritt-günstigsten Anbieter. Denkbar ist auch noch ein weitere Dimension hinzuzufügen z.B. Risiken oder Aufwand interner Ressourcen.
𝐃𝐢𝐞 𝐪𝐮𝐚𝐥𝐢𝐭𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞 𝐁𝐞𝐰𝐞𝐫𝐭𝐮𝐧𝐠 nehmen wir in der Regel anhand von 5-7 Hauptkriterien vor. Ein Beispiel dafür sind:
1️⃣ Das Profil des Providers
2️⃣ Die Funktionalität der technischen Lösung
3️⃣ Die Qualität und der Umfang der Betriebsleistungen
4️⃣ Das Projekt Transition & Transformation
5️⃣ Die Qualität und Service Level Commitments
Diese Hauptkriterien unterteilen wir dann nochmals in 4-8 Unterkriterien.
Bei IT-Services ist neben der Erbringung der eigentlichen Leistungen auch eine 𝐫𝐞𝐢𝐛𝐮𝐧𝐠𝐬𝐥𝐨𝐬𝐞 𝐙𝐮𝐬𝐚𝐦𝐦𝐞𝐧𝐚𝐫𝐛𝐞𝐢𝐭 von grosser Bedeutung. Es gehört also dazu, die jeweiligen Schlüsselpersonen bereits im Rahmen der Ausschreibung kennen zu lernen und das Auftreten bzw. Verhalten derselben in der Bewertung zu berücksichtigen.
➡Erstaunlich ist hingegen, dass viele Kunden #Referenzauskünfte nicht gezielt abfragen. Wenn das Einholen derselben mit den richtigen Fragen erfolgt, sind auch die Antworten aufschlussreich und wertvoll für die #Entscheidungsfindung.
𝐃𝐢𝐞 𝐟𝐢𝐧𝐚𝐧𝐳𝐢𝐞𝐥𝐥𝐞 𝐁𝐞𝐰𝐞𝐫𝐭𝐮𝐧𝐠 nehmen wir mit mindestens drei Darstellungen vor:
▶ die laufenden Kosten über den Vertragszeitraum z.B. von 5 Jahren
▶ die Gesamtkosten TCV aufgeschlüsselt nach Serviceleistung
▶ weitere Auswertungen für variable Kosten je nach Bedarf
Ist es ideal, die Bewertungskriterien vor Versand eines Pflichtenhefts zu entwickeln und den Teil der Informationen, welcher für die Bewertung des Angebot der Provider relevant ist, über das Pflichtenheft abzufragen. In jedem Fall müssen für die Bewertungstools spätestens vor Eintreffen der Angebote vorliegen.
Mit der eigentlichen Bewertung befasst sich später der Beitrag Nr.
