Ausschreibungsunterlagen für IT-Services sind dann richtig, wenn diese das Ziel den passenden Partner zu finden, wirksam unterstützen. Was gehört also konkret dazu? Welche Fehler sollte man vermeiden?
𝐒𝐜𝐡𝐫𝐢𝐭𝐭 𝟐 𝐯𝐨𝐧 𝟖
Der zweite Schritt im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ist die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen. Dabei geht es zum einen darum, die Formalien, Termine und Eckdaten für das Verfahren klar zu regeln. Zum anderen sollen die Inhalte (#Scope) der gewünschten zukünftigen #Services beschrieben werden. Dazu gehört eine klare Abgrenzung, welche Leistungen man selber erbringen will oder durch Dritte erbringen lässt (Out-of-Scope).
𝐓𝐲𝐩𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞 𝐃𝐨𝐤𝐮𝐦𝐞𝐧𝐭𝐞, 𝐰𝐞𝐥𝐜𝐡𝐞 𝐳𝐮 𝐝𝐞𝐧 𝐀𝐮𝐬𝐬𝐜𝐡𝐫𝐞𝐢𝐛𝐮𝐧𝐠𝐬𝐮𝐧𝐭𝐞𝐫𝐥𝐚𝐠𝐞𝐧 𝐠𝐞𝐡ö𝐫𝐞𝐧 𝐬𝐢𝐧𝐝:
1️⃣ Das #Pflichtenheft bzw. Lastenheft
2️⃣ Die Beschreibung der zukünftigen #Betriebsleistungen (Soll)
3️⃣ Die Beschreibung der Projektleistungen für #Transition, #Transformation
4️⃣ Die Vorgaben zu den gewünschten Service Levels (#SLA)
5️⃣ Die Vorgaben zum #Preismodell über den geplanten Zeitraum z.B. 5 Jahre
6️⃣ Ein Auszug aus den wesentlichen Eckwerten des zukünftigen Vertrags
7️⃣ Gesammelte Zweckdienliche Informationen, auch Rohdaten zur Ist-Situation
Ich empfehle, hinsichtlich der 𝐕𝐞𝐫𝐭𝐫𝐚𝐠𝐬𝐛𝐞𝐝𝐢𝐧𝐠𝐮𝐧𝐠𝐞𝐧 𝐥𝐞𝐝𝐢𝐠𝐥𝐢𝐜𝐡 𝐄𝐜𝐤𝐰𝐞𝐫𝐭𝐞 vorzugeben und zwar solche, die auf den Preis der Services einen Einfluss haben könnten.
Einen vollständigen Vertrag schon als Teil der Ausschreibung vorzulegen, ist in der Regel nicht zielführend. Eine Ausnahme davon bildet das öffentlich-rechtliche Ausschreibungs-Verfahren. Grundsätzlich müssen Sie dort – das liegt an den im Einzelfall anwendbaren Vorschriften in Bezug auf das Vergaberecht – die gewünschten Leistungen inkl. der Vertragsbedingungen exakt vorgeben.
Falls es bei den zukünftigen Services darum geht, wesentliche 𝐕𝐞𝐫ä𝐧𝐝𝐞𝐫𝐮𝐧𝐠𝐞𝐧 (𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐨𝐥𝐨𝐠𝐢𝐞, 𝐏𝐫𝐨𝐳𝐞𝐬𝐬𝐞, 𝐀𝐮𝐭𝐨𝐦𝐚𝐭𝐢𝐬𝐢𝐞𝐫𝐮𝐧𝐠) vorzunehmen, lohnt es sich die Beschreibungen bzw. Vorgaben nicht zu allzu eng zu fassen, sondern den externen #Dienstleistern bewusst einen grösseren Spielraum einzuräumen. Wie dieser dann gezielt genutzt und trotzdem vergleichbare Angebote erreicht werden können, ist Gegenstand eines weiteren Beitrags dieser Serie. Wenn Sie in diesem Punkt geschickt vorgehen, erhalten Sie von den Dienstleistern interessante 𝐈𝐝𝐞𝐞𝐧 und 𝐚𝐭𝐭𝐫𝐚𝐤𝐭𝐢𝐯𝐞 𝐋ö𝐬𝐮𝐧𝐠𝐬𝐚𝐧𝐬ä𝐭𝐳𝐞 , welche Sie so nicht erwartet hätten.
